Kỹ Năng Lắng Nghe - Viên Kim Cương Giao Tiếp

[Tư vấn Marketing - Kỹ Năng] Không phải ngẫu nhiên mà câu thành ngữ "Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cường" được mọi người công nhận là đúng. Biết lắng nghe - điều này có vẻ đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể làm được vì lắng nghe là một hoạt động thường nhật hàng ngày, cho nên chỉ có một số ít người quan tâm tới việc phát triển kỹ năng nghe của mình. 

Qua bài viết này chúng tôi hi vọng sẽ mang lại cho các bạn một cái nhìn khác về việc 'nghe” và “hiểu”.

Vì sao phải học cách lắng nghe? 

Nhiều doanh nghiệp thua lỗ hàng triệu đô la Mỹ mỗi năm chỉ vì truyền thông giao tiếp bị lệch lạc, bắt nguồn từ thất bại không biết lắng nghe và không hiểu được nhu cầu của khách hàng. Sinh viên không hiểu bài hoặc không nắm vững vấn đề của bài giảng; nhân viên không nắm vững chủ trương chính sách của cơ quan; cấp quản trị lãnh đạo cơ quan không thành công... phần lớn chỉ vì không biết lắng nghe. 

Trên thực tế, các cuộc nghiên cứu chứng minh rằng người ta lắng nghe nội dung chỉ được 25% hoặc ít hơn, hầu hết mọi người thích nói hơn là nghe. Chúng ta chưa học được cách lắng nghe có hiệu quả vì thế khi một ai đó hỏi chúng ta về những điều vừa nghe thì họ sẽ nhận được những câu trả lời lộn xộn, không đúng với nội dung câu hỏi. Hoặc trong khi giao tiếp, nếu chúng ta cứ “thao thao bất tuyệt” sẽ gây sự nhàm chám với người đối diện. Lắng nghe một cách hiệu quả là một cách tốt nhất để cải thiện khả năng giao tiếp của mình và thăng tiến 

Mục đích của việc lắng nghe là nắm bắt được nội dung vấn đề, thu thập được nhiều thông tin, đánh giá nội dung thông tin và tương tác qua lại trong quá trình diễn đạt. Song song đó, lắng nghe sẽ tạo sự liên kết giữa người vời người đó là liên kết về xúc cảm. 

Lúc này sự lắng nghe lại có thêm những mục đích mới tích cực về cảm xúc hơn như: tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, chia sẻ sự cảm thông với người khác và khám phá ra những tính cách mới mẻ của một người đã quen. Ngoài ra, lắng nghe là một biện pháp hữu hiệu để giải quyết xung đột, mâu thuẫn; bằng sự chú tâm và chân thành khi lắng nghe bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng và họ cũng sẽ cởi mở với bạn hơn rồi sau đó những nút thắt của vấn đề sẽ được tháo gỡ một cách nhanh chóng. Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận những thông tin mới, những ý kiến mới, vì thế họ sống sáng suốt và thấu hiểu mọi việc xung quanh, thành quả mà họ thu được sẽ là lòng tin của mọi người, khả năng nắm được thông tin, khả năng cập nhật hóa thông tin và khả năng giải quyết được vấn đề. 

Những nguyên nhân khiến chúng ta sao nhãng việc lắng nghe 

Sau đây là những lí do khiến 75% chúng ta lắng nghe kém hiệu quả: 

- Lười lắng nghe: Như đã nói ở phần trên, phần lớn chúng ta thích nói hơn là thích lắng nghe. Một người trung bình chỉ nhớ một nửa những gì đã nghe trong vòng mười phút nói chuyện và quên đi một nửa trong vòng bốn mươi tám tiếng đồng hồ. Chúng ta có khuynh hướng nhàm chán những chủ đề khô khan, không chú ý lắng nghe nếu người nói trình bày dở, thiếu sự tập trung khi nghe người khác nói (suy nghĩ lan man, lo ra)... Chính những phản xạ có điều kiện này sẽ giết chết cái tôi biết lắng nghe trong bạn. 

- Thái độ lắng nghe thiếu tích cực: Thái độ này xuất phát từ sự ích kỷ, vị kỷ trong mỗi con người chúng ta. Những lúc này cái tôi của bạn quá lớn, bạn cứ cho rằng bạn là người biết tất cả rồi, những vấn đề của họ chẳng thấm vào đâu so với bạn nên không cần quan tâm đến vấn đề mà người khác đang nói hay tiêu cực hơn là bạn chỉ chăm chăm nghe để tìm lỗi sai của người nói để phản bác lại. Vì thế bạn cũng đừng ngạc nhiên khi nhận lấy hậu quả từ thái độ này: bạn sẽ chẳng có thêm chút kiến thức nào cả nếu có chỉ là sự hài lòng một cách ngộ nhận về kiến thức của bản thân; bạn sẽ làm mếch lòng rất nhiều người nếu thái độ này tiếp diễn ngày càng nhiều và điều này sẽ tệ hơn khi bạn gặp một người nói có bản lĩnh cũng phản bác lại ý kiến mà bạn đã chống đối họ một cách xác đáng, lúc này bạn sẽ vô cùng ê chề giống như chúa sơn lâm bị một con kiến quật ngã. 

- Một rào cản phổ biến khác là lắng nghe có chọn lọc. Bạn đã có kinh nghiệm lắng nghe có chọn lọc nếu bạn đã từng ngồi họp và để cho tư tưởng của bạn suy nghĩ mông lung cho đến khi bạn nghe được một từ hoặc một cụm từ gây cho bạn chú ý trở lại. Một trong những vấn đề của việc nghe có chọn lọc là nó đọng lại trong tâm trí bạn không phải những gì người khác nói mà là những gì bạn nghĩ rằng người ta lẽ ra phải nói. 

Những phương pháp lắng nghe hiệu quả 

Khi muốn thay đổi một điều gì đó thì cần phải có thời gian, ở đây cũng vậy, bạn không cần phải trở thành người biết lắng nghe ngay tức thì, kiên nhẫn là đức tính cần được phát huy tối đa ngay lúc này. Chỉ cần nỗ lực hết sức mình thì kết quả bạn đạt được sẽ là những "trái ngọt" xứng đáng. Sau đây là những chiến lược để bạn rèn luyện: 

• Khi một người nào đó nói, bạn có thực sự nghe được những gì họ nói không, hoặc bạn có nhắc lại bạn sẽ trả lời như thế nào chưa? Điều đầu tiên là hãy cố gắng để đầu óc cởi mở đón nhận thông tin mới dựa trên tinh thần hiểu biết và tôn trọng nhau. 
• Đừng chú trọng phong cách của người nói bằng cách hãy tự hỏi rằng diễn giả biết được điều gì mà bạn không biết. 
• Hãy khách quan khi lắng nghe để bạn giảm được ảnh hưởng của cảm xúc khi nghe và kiên nhẫn cho đến khi bạn nghe được toàn bộ thông tin. 
• Hãy tránh lo ra bằng cách đóng cửa lại, tắt điện thoại di động, và tiến gần tới người nói chuyện hơn. 
• Hãy lắng nghe để nắm được những khái niệm và tư tưởng cũng như các sự kiện; biết được sự khác biệt giữa sự kiện và nguyên tắc,

Ý kiến và ví dụ, bằng chứng và lập luận. 

• Hãy đi trước người nói bằng cách đoán trước những gì họ sẽ nói và suy nghĩ về những gì họ đã nói. 
• Hãy tìm kiếm thông tin không lời. Thường thì giọng nói hoặc cách diễn tả của diễn giả sẽ bộc lộ thông tin nhiều hơn là bằng lời. 
• Hãy xem lại những điểm quan trọng. Nó có ý nghĩa không? Những khái niệm có được minh họa bằng sự kiện không? 
• Hãy cởi mở bằng cách nêu các câu hỏi làm sáng tỏ sự hiểu biết của bạn; hãy khoan phán đoán phê bình cho đến khi diễn giả kết thúc phần trình bày. 
• Đừng ngắt lời, bởi vì việc ngắt lời có thể gây lo ra trong khi bạn đang nỗ lực đạt tới trọng điểm của vấn đề. 
• Hãy phán đoán và phê bình nội dung chứ không phải phê bình người nói. 
• Hãy đưa ra ý kiến phản hồi. Hãy để họ biết bạn đang theo dõi cuộc nói chuyện với họ. Hãy nhìn thẳng vào họ. Hãy lặp lại và tóm tắt nội dung của người nói sau khi họ nói xong. 
• Hãy ghi nội dung một cách ngắn gọn. 
• ... Và cuối cùng, hãy lắng nghe bằng cả con tim và khối óc. 

Theo Như Tâm - Hieuhoc

*********

KỸ NĂNG LẮNG NGHE TÍCH CỰC

Để nâng cao chất lượng mối quan hệ

Kỹ năng lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ thông qua giao tiếp . Làm thế nào để lắng nghe tốt là một việc không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng trong những mối quan hệ với người khác.

• Chúng ta lắng nghe để có được thông tin.
• Chúng ta lắng nghe để hiểu.
• Chúng ta lắng nghe để cảm nhận.
• Chúng ta lắng nghe để tìm hiểu sâu sắc hơn.

Trong thực tế , hầu như chúng ta không lắng nghe như vậy. Phụ thuộc vào việc chúng ta sàng lọc thông tin, chúng ta nhớ được trong khoảng từ 25% đến 50% từ những gì chúng ta nghe được. Điều đó có nghĩa là khi bạn nói chuyện với sếp của bạn, đồng nghiệp, khách hàng trong 10 phút, họ chú ý ít hơn 1 nửa của cuộc đàm thoại. Đó là cuộc nói chuyện ảm đạm.

Điều đó cho thấy rằng khi bạn nhận được những hướng dẫn trực tiếp hoặc được trình bày với các thông tin, bạn không nghe được toàn bộ thông điệp. Hy vọng bạn ghi nhớ từ 25 – 50% những phần quan trọng của cuộc trò chuyện, nhưng nếu hiệu quả không như vậy thì thế nào nhỉ? Rõ ràng, kỹ năng lắng nghe đó là một kỹ năng mà chúng ta có thể có lợi từ việc cải tiến chúng. Bằng cách trở thành một người lắng nghehơn , bạn sẽ cải thiện được hiệu quả, cũng như khả năng gây ảnh hưởng – thuyết phục – đàm phán, hơn nữa bạn sẽ tránh được xung đột – hiểu lầm. Tất cả những điều này là cần thiết cho việc thành công của bạn trong công việc.

Kỹ năng giao tiếp tốt đòi hỏi một mức độ cao của việc nhận thức bản thân. Bằng sự hiểu biết phong cách cá nhân của bạn trong giao tiếp, bạn sẽ đi một chặng đường dài hướng tới việc tạo ấn tượng tốt đẹp và lâu dài với những người khác.

Cách để trở thành một người có kỹ năng lắng nghe tốt hơn là thực hành “lắng nghe tích cực”. Đây là cách bạn thực hiện một nỗ lực có ý thức để nghe không chỉ những từ mà người khác nói, nhưng quan trọng hơn, cố gắng để hiểu được thông điệp đầy đủ được gửi đi.

Để làm điều này bạn phải chú ý đến người khác rất cẩn thận.

Bạn không thể cho phép mình bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác có thể xảy ra xung quanh bạn, hoặc bằng cách nhảy vào miệng người khác để tranh luận ngay khi họ ngưng câu chuyện. Cũng không phải là bạn có thể cho phép bản thân cảm thấy buồn chán, và mất tập trung vào những gì người khác nói.

MẸO

Nếu bạn đang khó khăn trong việc tập trung vào những gì người khác nói, hãy cố gắng lặp đi lặp lại ý họ muốn đề cập theo ngôn ngữ của bạn – điều nàysẽ củng cố thông điệp của họ và giúp bạn tập trung.

Để nâng cao kỹ năng lắng nghe của bạn, bạn cần phải để cho người khác biết rằng bạn đang lắng nghe những gì người đó nói. Để hiểu được tầm quan trọng của điều này, hãy tự hỏi bản thân sẽ cảm giác thích thú ra sao khi người khác chăm chú lắng nghe những gì bạn đang nói.

Lời cảm ơn có thể là một cái gì đó đơn giản như một cái gật đầu hoặc đơn giản “à”, “thế à”, “thật vậy ư!”…. Bạn không nhất thiết phải đồng ý với người đó, bạn chỉ đơn giản là chỉ ra rằng bạn đang lắng nghe. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và các dấu hiệu khác để xác nhận bạn đang lắng nghe cũng nhắc nhở bạn phải chú ý và không để cho tâm trí của bạn đi lang thang.

Bạn cũng nên cố gắng để phản ứng với người nói theo một cách mà cả hai sẽ khuyến khích anh ta hoặc cô ấy tiếp tục nói,để bạn có thể nhận được thông tin nếu bạn cần. Trong khi gật đầu và “thế à” nói rằng bạn đang quan tâm đến, một câu hỏi không thường xuyên hoặc bình luận để tóm lại những gì đã được nói cho biết rằng bạn cũng hiểu được thông điệp.

Bắt đầu trở thành 1 người lắng nghe tích cực

Có năm yếu tố quan trọng của lắng nghe tích cực. Tất cả đều giúp bạn đảm bảo rằng bạn nghe người khác, và rằng người khác biết bạn đang nghe những gì họ nói.

1. Hãy chú ý. Hãy để cho người nói cảm thấy được chú ý và đón nhận thông điệp một cách trọn vẹn. Nhận ra rằng giao tiếp không lời cũng “quan trọng không kém” đấy

• Nhìn thẳng vào người nói
• Tránh bị phân tâm bởi các yếu tố môi trường
• “Lắng nghe” ngôn ngữ cơ thể của người nói

2. Cho thấy rằng bạn đang lắng nghe.Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ của bạn để chuyển tải sự chú ý của bạn

• Hãy mỉm cười và sử dụng các sắc thái khác trên khuôn mặt
• Lưu ý tư thế của bạn và chắc chắn rằng nó thể hiện sự cởi mở và khuyến khích người khác nói
• Khuyến khích người nói tiếp tục với ý kiến, lời nói như “à”, “thế à”, “thật vậy ư!” …

3. Cung cấp thông tin phản hồi. Bộ lọc cá nhân, những giả định, đánh giá và niềm tin của chúng ta có thể bóp méo những gì chúng ta nghe. Là một người nghe, vai trò của bạn là để hiểu những gì đang được nói. Điều này có thể yêu cầu bạn phản ánh những gì đang được nói và đặt câu hỏi.

• Phản ánh những gì đã được nói bằng cách diễn giải. “Những gì tôi đang nghe là …” và “Có phải bạn đang nói …” là cách tuyệt vời để phản ánh lại
• Đặt câu hỏi để làm rõ một số điểm nhất định. “Bạn nói … như vậy nghĩa là gì” “Có phải ý bạn nói là …?”
• Tóm tắt các ý kiến của người nói thường xuyên

Mẹo:

Hãy đặt những câu hỏi thêm thông tin như: “Có thể tôi không hiểu ý bạn một cách chính xác, và từ những gì bạn nói, tôi hiểu là…, Điều đó có đúng ý bạn không?”

4. Trì hoãn đánh giá.Cắt ngang là một sự lãng phí thời gian trong lắng nghe. Nó gây thất vọng cho người nói và giới hạn sự hiểu biết đầy đủ của thông điệp.

• Để người nói nói xong câu chuyện của họ
• Không ngắt lời và đưa ra ý kiến tranh luận

5. Phản ứng một cách thích hợp. Lắng nghe tích cực là một mô hình vì sự tôn trọng và thông hiểu. Bạn đang thu thập thông tin và quan điểm. Bạn đừng nên phản ứng bằng cách tấn công của người nói hay làm họ xuống tinh thần.

• Hãy thẳng thắn, cởi mở và trung thực trong phản ứng của bạn
• Khẳng định ý kiến của bạn thể hiện sự tôn trọng
• Hãy đối xử với người khác như cách họ muốn

Những điểm chính:

Để trở thành người sở hữu kỹ năng lắng nghe chủ động, bạn cần đặt sự tập trung và quyết tâm. Thói quen cũ rất khó để phá vỡ, và nếu thói quen tổn hại đến nhiều mối quan hệ, thì bạn nên từ bỏ chúng và tạo nên một thói quen mới đột phá hơn!

Luôn nhắc nhở mình để thực sự nghe những gì người khác nói. Bỏ qua một bên tất cả những suy nghĩ khác và tập trung vào thông điệp. Đặt câu hỏi, phản ánh, và diễn giải để đảm bảo bạn hiểu được thông điệp.

Hãy bắt đầu luyện tập kỹ năng lắng nghe chủ động ngay từ hôm nay để trở thành một người giao tiếp tốt hơn, cải thiện năng suất làm việc của bạn, và phát triển mối quan hệ tốt hơn.

Theo IMA.EDU