Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Cách lập kế hoạch chuyên nghiệp là yếu tố quyết định sự thành bại của tổ chức sự kiện

-Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?

-Bạn muốn tạo ra những tác động gì?

-Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện.

-Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?

-Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?

-Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?

-Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?

Sau sự kiện, hãy viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.

Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có các cá nhân kinh nghiệm

-Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định chắc chắn hay không.

-Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của khách mời khi tham dự.

-Xem xét có cần mời báo giới tham dự không.

-Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác.

-Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia?

-Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?

-Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện.

Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ.

Số lượng đại biểu tham dự.

Khả năng mời báo giới tham gia. Khả năng có quay phim và ghi hình.

Địa điểm tổ chức sự kiện.

Tên nhân viên điều phối sự kiện cùng với số điện thoại cố định và điện thoại di động.

Tên, chức danh và cơ quan của các đại biểu tham dự, và một bản tóm tắt những việc họ sẽ làm hoặc nội dung mà họ sẽ phát biểu trong sự kiện. Cung cấp tiểu sử, nếu thích hợp, cùng với cách phát âm chính xác tên của đại biểu nếu thấy cần thiết.

Một chương trình chính xác tới từng phút của sự kiện.

Những câu hỏi nào mà báo giới hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi cùng với các phương án trả lời.

Danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh.

Tên của những người mà quan chức đó cần lưu ý trong số đại biểu.

Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm cả nơi quan chức ngồi và đứng, và ai ngồi bên cạnh.


Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện


Bước đầu tiên là chỉ định một người phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.


Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện :


-Mục đích của sự kiện là gì?


Tổ chức họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị, sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn. Nhưng luôn phải có người phụ trách của bạn có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót.





Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện


-Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản.


Địa điểm tổ chức sự kiện


Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng.


Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học, bạn hãy xem xét những vấn đề sau:


-Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?


Sách giới thiệu tóm tắt sự kiện


Cuốn sách này do nhân viên của của người tổ chức sự kiện chuẩn bị. Cuốn sách được chuẩn bị nhằm mục đích thu hút sự tham gia tối đa của mọi người và tránh gây ra những bất ngờ.


Thường thì một cuốn sách giới thiệu tóm tắt cung cấp những thông tin sau:


Mục đích của sự kiện.